Tổ chức sự kiện đã trở thành một hoạt động quen thuộc tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ những kiến thức cơ bản liên quan đến việc tổ chức sự kiện. Các bước cần thiết và cấu trúc nội dung của một chương trình là điều quan trọng để đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công như mong đợi. Trong bài viết này, Việt Map Travel sẽ chia sẻ với bạn những thông tin thiết yếu về vấn đề này.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức Event là gì? Đây là khái niệm chỉ quy trình thực hiện các công việc cần thiết để một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, tốt đẹp và đạt yêu cầu. Quá trình này bắt đầu từ việc lên ý tưởng cho sự kiện cho đến khi nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường nhằm mục đích truyền tải thông điệp đến khách hàng hoặc công chúng, như quảng bá, giới thiệu sản phẩm, tổ chức lễ hội,…
Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?
Các lĩnh vực như thể thao, giải trí, kinh doanh và hoạt động xã hội đều cần tổ chức sự kiện để thực hiện các buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo,… Tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành nghề độc lập tại nhiều quốc gia phát triển, được giảng dạy với kiến thức và lý thuyết chuyên nghiệp. Những hoạt động thường liên quan đến tổ chức sự kiện bao gồm:
- Hội chợ thương mại và triển lãm
- Các lễ hội, đêm nhạc, buổi biểu diễn
- Sự kiện giải trí hoặc gây quỹ từ thiện
- Các hội thảo chuyên đề, buổi gặp gỡ, giao lưu, hội nghị
- Sự kiện thể thao, văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
- Sự kiện ra mắt, giới thiệu và quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
- Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại và chương trình khuyến mãi,…
Có thể thấy rằng để những chương trình này thành công và đạt được mục tiêu mong muốn, việc nhận được sự hỗ trợ từ các đơn vị, đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất quan trọng. Họ là những người am hiểu về quy trình cần thực hiện, cách bắt đầu, tiến hành và kết thúc sự kiện.
Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Trước tiên, chúng ta hãy khám phá vai trò của việc tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những ảnh hưởng đến chiến lược marketing,…
Vai trò của tổ chức sự kiện
- Hỗ trợ thu hút sự chú ý và quan tâm từ khách hàng, công chúng mục tiêu cũng như giới truyền thông.
- Là một công cụ thiết yếu cho các hoạt động quảng bá, tiếp thị và chiến lược marketing.
- Góp phần tạo sức hấp dẫn cho thương hiệu, dịch vụ hoặc sản phẩm, từ đó nâng cao doanh thu trong kinh doanh.
- Có ảnh hưởng tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.
Mục đích của tổ chức sự kiện
- Tăng cường tối ưu hóa hiệu ứng từ truyền thông nhằm tạo ấn tượng đặc biệt trong mắt các nhóm khách hàng mục tiêu.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ.
- Thay đổi những quan niệm ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng và truyền thông về thương hiệu hoặc sản phẩm của một công ty, tổ chức nào đó.
- Quảng bá sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để nâng cao doanh thu, giới thiệu chính sách của các kênh phân phối,…
Quy trình triển khai tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện hoàn hảo, dù quy mô lớn hay nhỏ, điều mà mọi người thường quan tâm nhất chính là quy trình. Việc thiết lập, chuẩn hóa và tối ưu hóa các bước thực hiện để đảm bảo mọi khâu được thực hiện tốt là yếu tố cần thiết cho sự thành công của sự kiện. Giống như xây dựng một ngôi nhà cần có nền móng vững chắc, thì một sự kiện cũng cần có quy trình tổ chức rõ ràng để đạt được thành công.
4 giai đoạn cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện.
Giai đoạn trước băt đầu tổ chức sự kiện
Trước khi khởi động sự kiện, chuyên viên tổ chức cần thu thập thông tin từ khách hàng để tư vấn về các hạng mục cho sự kiện. Cụ thể bao gồm:
- Mong muốn và mục tiêu của đơn vị tổ chức sự kiện
- Những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến thành công của sự kiện
- Lập kế hoạch chi tiết cho ý tưởng
- Vận chuyển và lắp đặt các hạng mục, thiết bị phục vụ cho sự kiện
- Triển khai các chiến dịch truyền thông quảng bá cho sự kiện
- Xây dựng các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.
Giai đoạn chạy sự kiện
Giai đoạn này bao gồm các công việc như:
- Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang trí cần thiết
- Kiểm tra các hạng mục lần cuối và chạy thử chương trình
- Tiếp đón khách mời trong buổi khai mạc sự kiện
- Quản lý và theo dõi tiến độ cũng như điều hành sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản đã đề ra.
Giai đoạn sau tổ chức sự kiện
- Thúc đẩy hoạt động truyền thông để quảng bá thương hiệu trong các sự kiện.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng nhằm mang đến dịch vụ tốt nhất. Họ sẽ nhớ đến bạn và tìm đến khi cần thiết.
Giải quyết các vấn đề sau sự kiện
- Những khó khăn liên quan đến ngân sách tổ chức
- Giải quyết sự cố, khắc phục thiếu sót để tích lũy kinh nghiệm.
Công ty tổ chức Event chuyên nghiệp
VietWin Group là một công ty chuyên tổ chức sự kiện hàng đầu và có uy tín tại Việt Nam. Chúng tôi đã thực hiện thành công hàng nghìn sự kiện với quy mô đa dạng trên khắp các tỉnh thành. Ở đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin để hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện và những vấn đề liên quan. Nếu bạn cần hỗ trợ và tư vấn chi tiết hơn, xin vui lòng liên hệ với VietWin Group. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực này cùng với các dịch vụ tổ chức sự kiện đẳng cấp và sáng tạo nhất.
Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Có nhiều tiêu chí để đánh giá và lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bao gồm những tiêu chí cơ bản như:
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện – Soạn thảo kịch bản cho sự kiện
- Dự trù chi phí cho khách hàng
- Lên lịch thời gian thực hiện các hạng mục
- Giám sát quá trình thi công
- Kế hoạch quản lý rủi ro
- Đánh giá và tổng kết báo cáo VietWin Group là đơn vị đáp ứng đầy đủ các yếu tố này. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sở hữu tính sáng tạo và kinh nghiệm dày dạn.
Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện?
Doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện vì sẽ gặp phải 3 vấn đề sau:
- Chi phí có thể vượt quá dự kiến (khoảng 30%) do doanh nghiệp khó kiểm soát các khoản chi cho từng hạng mục như một công ty chuyên nghiệp.
- Tốn thời gian: Doanh nghiệp sẽ phải dành thời gian để lập kế hoạch cho từng hạng mục và sự kiện, thay vì để chúng tôi thực hiện điều đó.
- Thiếu hỗ trợ từ các dịch vụ chuyên về sự kiện: Về trang thiết bị âm thanh ánh sáng và dịch vụ nhà hàng. Doanh nghiệp sẽ không nhận được ưu đãi tốt như khi làm việc với chúng tôi, những khách hàng quen thuộc của họ.
Làm sao để có tổ chức được một sự kiện thu hút?
Các tiêu chí để tổ chức một sự kiện hấp dẫn:
- Đầu tiên, bạn cần xác định đối tượng khách hàng hoặc người tham gia là ai.
- Phân tích những sở thích chung và các xu hướng đang thịnh hành.
- Đề xuất những ý tưởng phù hợp để thu hút sự chú ý.
- Nếu bạn mong muốn sự kiện của mình trở nên độc đáo và hấp dẫn, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.
Hy vọng rằng những thông tin được chia sẻ ở trên đã mang đến cho bạn những hiểu biết mới mẻ về lĩnh vực tổ chức sự kiện đang rất phổ biến hiện nay.
